Comment rédiger l’ordre du jour des réunions du Comité Social et Economique (CSE) ?

L’ordre du jour des réunions du CSE est un document important qui doit être rédigé avec soin. En effet, il a pour objet de cadrer les débats. Et surtout, tout ce qui n'y figure pas ne pourra en principe pas être abordé en réunion. De surcroit, une délibération ou un avis du CSE qui ne serait pas en lien avec une question inscrite à l'ordre du jour risque d'être invalidé.

Quel contenu ?

Le Code du travail ne précise pas les mentions qui doivent impérativement figurer dans l'ordre du jour.

Néanmoins, au regard de la pratique et de la jurisprudence, il apparait que l’ordre du jour doit contenir toutes les questions qui seront discutées au cours de la réunion : il peut s'agir de questions qui ont déjà été abordées lors de précédentes réunions mais qui nécessitent encore d’être discutées ou bien de nouvelles questions.

Ces questions doivent être rédigées dans un style clair et libellées de telle sorte que ne subsistent ni flou ou ambiguïté sur l’objet de la réunion. Elles doivent également être précises et détaillées pour permettre aux membres du comité de se préparer à intervenir utilement.

Chaque fois qu'un vote est requis en cours de réunion, il est utile que l'ordre du jour y fasse mention, notamment si les modalités en sont fixées à la majorité des présents, et cela dans le but de permettre aux titulaires qui ne peuvent pas se rendre à la réunion de demander à leurs suppléants d’y aller à leur place.

Il est déconseillé de prévoir une rubrique « questions diverses » car, d’une part, cela ouvre la porte à toute sorte de débats et d’autre part, cela peut être vu comme un moyen de contourner l’obligation d’élaboration préalable et conjointe de l’ordre du jour. Dans ces conditions, il est préférable, s’il y a des questions imprévues, de les traiter lors de la prochaine réunion.

Si un point ne figure pas à l’ordre du jour, une délibération prise sur ce point pourra être considérée comme irrégulière. L’avis du CSE pourra même être annulé.

Concernant ensuite les réunions extraordinaires, l'ordre du jour doit comporter le(s) question(s) à aborder, jointe(s) à la demande de convocation émanant de la majorité des membres du comité (Article L. 2315-31 du Code du travail).

Enfin, les consultations obligatoires du CSE doivent être inscrites de plein droit à l’ordre du jour (Article L. 2315-29 du Code du travail). Pour rappel, il s’agit des consultations sur les orientations stratégiques, sur la situation économique et financière de l’entreprise et sur les conditions de travail et d’emploi (Article L. 2312-17 du Code du travail).

Comment l’élaborer ? 

Le principe imposé par l’article L. 2315-29 du Code du travail est que l’ordre du jour de chaque réunion ordinaires du CSE est être élaboré conjointement par le président et le secrétaire du comité.

Il résulte de ce principe que l’employeur ne peut décider d’en fixer un unilatéralement au motif qu’une réunion sera la suite de la précédente. En effet, les reports, d’une séance à une autre, de sujets n’ayant pas pu être finalisés ne peuvent être invoqués à titre de justification.

Par ailleurs, même dans le cas des consultations obligatoires – lesquelles sont inscrites de plein droit à l’ordre du jour – le principe reste celui d'une élaboration conjointe. Dès lors, cette règle ne dispense pas l'employeur ou le secrétaire qui entend faire inscrire à l'ordre du jour une question obligatoire, de la soumettre préalablement à l'autre.

Il peut également arriver que les membres du CSE transmettent leurs questions au secrétaire qui va les centraliser et les transmettre à l'employeur. Dans ce cas, a précisé la Cour d'appel de Rennes, ces questions doivent être « fidèlement retranscrites » par le président « sans aucune reformulation » (CA Rennes, 19 novembre 2021, n° 21/01236). L’employeur ne peut pas non plus décider des questions à retenir ou écarter, sauf si elles relèvent des attributions d'une autre instance.

En cas d'absence du secrétaire, le secrétaire adjoint sera l'interlocuteur de l'employeur pour la fixation de l'ordre du jour.

Si aucun secrétaire adjoint n'a été désigné, mais que l'absence du secrétaire est prévisible, son remplacement sera organisé au cours de la réunion du comité précédant l'absence du secrétaire.

En cas de désaccord sur le contenu de l’ordre du jour, il est possible, pour lever le blocage, de saisir le juge des référés du tribunal judiciaire qui arbitrera ou même fixera lui-même l’ordre du jour.

Si l'employeur ne respecte pas ces principes d'élaboration conjointe de l'ordre du jour, une action en délit d'entrave peut être intentée à son encontre.

Quel formalisme ?

Les dispositions légales ne prévoient pas de formalisme particulier à respecter. Dès lors, ce point peut par exemple faire l’objet d’une mention au règlement intérieur du CSE. 

A défaut de mention, les échanges entre le secrétaire et le président peuvent avoir lieu par tous moyens : réunions physiques ou distanciel, appels, mails etc.

La seule contrainte imposée par la jurisprudence étant que l’ordre du jour soit signé conjointement par président et secrétaire (V. par ex. Cass. soc. 25 avril 2007, n° 06-40.267).

Néanmoins, cette signature conjointe n’est pas imposée par les dispositions légales. Dès lors, il semble que d'autres moyens de preuve de l'accord que la signature puissent être utilisés comme un échange de courrier électronique ou interne. Il vaut mieux toutefois que le procédé d'acceptation de l'ordre du jour soit inscrit dans le règlement intérieur du CSE et qu'il soit suffisamment formel pour permettre de prouver l'accord des deux parties (échanges de mails, signature électronique).

Il est également admis qu’un titulaire de la délégation de l’employeur puisse signer l’ordre du jour à la place du président, à condition que le représentant de l'employeur détienne une délégation de pouvoirs en bonne et due forme. Cependant et en tout état de cause, l’employeur reste responsable s’agissant des mesures relevant de son pouvoir propre de direction, et cela sans pouvoir opposer l’argument d’une délégation de pouvoirs.  

Quelle communication ?

L’ordre du jour doit être communiqué à tous les membres du CSE, titulaires et suppléants, aux représentants syndicaux du comité et aux personnes extérieures dont la présence est prévue par la loi ou a été demandée par le comité (médecin du travail, commissaire aux comptes, expert…).

Il convient également de l’envoyer aux membres du CSE absents de l’entreprise par exemple pour cause de maladie, mise à pied, congés etc.

Le délai de communication de l’ordre du jour est d’au moins 3 jours calendaires avant la tenue de la réunion. Cela concerne les réunions ordinaires et extraordinaires (Article L. 2315-30 du Code du travail).

Ce délai commence à courir à compter de la réception de l’ordre du jour, pas de sa date d’envoi.

Enfin, il est possible de modifier le contenu d’un ordre du jour après son envoi, à condition que le délai de 3 jours avant la tenue de la réunion soit respecté. Aussi, chaque modification suit le même processus d’élaboration que l’ordre du jour initial.

Le non-respect de ce délai peut ici encore constituer un délit d’entrave, sauf en cas d’urgence avérée.