Ordonnance Covid-19 – Le fonctionnement des organes d’association pendant la crise sanitaire
Durant la crise sanitaire, le fonctionnement des associations est bouleversé. Certaines associations ont été contraintes de cesser toute activité.
Cependant, même pendant cette période, les associations doivent continuer de fonctionner, ce qui suppose la prise de décisions dont certaines sont essentielles et ne peuvent pas être repoussées. Pour ces raison, des dispositions d’exception ont été prévues par l’une des ordonnances du 25 mars 2020 afin de faciliter les réunions et la tenue des assemblées.
Il convient de préciser que les dispositions de l’ordonnance susvisée concernent l’ensemble des groupements de droit privé (sociétés civiles et commerciales, coopératives, mutuelles, associations...) et leurs organes (assemblées générales des actionnaires, associés, organes d’administration…).
Cependant, dans le cadre du présent article, nous avons choisi de ne mettre que les dispositions intéressant les associations.
Pour ces structures, les aménagements liés à l’épidémie de Coronavirus sont les suivants :
- adaptation des règles d’information et exercice dématérialisé du droit de communication (art. 3) :
Lorsque l’Association est tenue de faire droit à une demande de communication d’un document ou d’une information préalablement à la tenue d’une assemblée, cette communication peut être valablement effectuée par message électronique.
- adaptation des règles de participation et de délibération (art. 4 à 7) :
L’article 4 autorise exceptionnellement la tenue des assemblées sans que leurs membres (et les autres personnes ayant le droit d’y assister, tels que les commissaires aux comptes et les représentants des instances représentatives du personnel) n’assistent à la séance, que ce soit en y étant présents physiquement ou par des moyens de visioconférence ou de télécommunication.
Cette mesure permet aux assemblées de statuer à huis clos sur les décisions essentielles au fonctionnement des groupements.
Toutefois, l’application de ce dispositif exceptionnel est soumise à une condition : l'assemblée doit être convoquée en un lieu affecté, à la date de la convocation ou à celle de la réunion, par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires.
La décision est prise par l’organe compétent pour la convoquer (en général le Directeur, sous réserve qu’il en dispose les pouvoirs) ou le représentant légal agissant sur délégation de cet organe.
Par ailleurs, l’ordonnance assouplit le recours à la visioconférence et aux moyens de télécommunication pour les assemblées qui se tiendront à huis clos en application des dispositions de l’article 4. Les membres ayant recours à ces procédés seront réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité les membres des assemblées.
De plus, lorsque la loi prévoit que les décisions des assemblées peuvent être prises par voie de consultation écrite de leurs membres, l'organe compétent ou son délégataire peut décider de recourir à cette faculté sans qu'une clause des statuts ou du contrat d'émission ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s'y opposer.
Enfin, lorsque l’organe compétent décide de faire application de ces dispositifs, les membres de l’assemblée en sont informés au moins trois jours ouvrés avant la date de l’assemblée.
Ces dispositions sont applicables aux assemblées prévues à compter du 12 mars 2020 jusqu'au 31 juillet 2020 (un décret pourra proroger ce délai, lequel ne pourra excéder la date du 30 novembre 2020).
